"A Reflexão - A arte do reciclado

"A Reflexão - A arte do reciclado

"Seus arquivos estão tão cheios que é difícil recuperar e arquivar documentos? Se você é como 80% das pessoas na platéia com quem estou falando, sua resposta é "Sim". "Existem coisas em sua pasta que você provavelmente poderia jogar fora?" A maioria responderá "Sim" novamente. Então qual é o problema?

O tempo é definitivamente um grande obstáculo. Alguns podem dizer que limpar seu arquivo não lhe renderá nenhum dinheiro. Minha resposta é "Sério?" Pesquisas mostram que uma pessoa gasta em média 150 horas por ano procurando por informações perdidas. O que aconteceria com seu lucro se você adicionasse esse tempo para adquirir novos clientes ou vender novos produtos ou serviços para clientes antigos?

As pessoas costumam me dizer: "Nunca falha. Toda vez que jogo algo fora, preciso no dia seguinte". Ao que respondo: "Você pode me dar um exemplo?" Fico em silêncio a maior parte do tempo. Decida se você deseja manter cada pedaço de papel, colocando estes "Trash Bin Art?" questões:

1. Isso requer alguma ação da minha parte? Só porque você está recebendo informações - mesmo que sejam de seu chefe - não significa que você deva retê-las! Se não requer ação, plante ou jogue fora imediatamente! Se for apenas um FYI, leia e jogue fora.

2. Existe em outro lugar? você está na biblioteca? Você conhece algum especialista nesse assunto que certamente teria informações mais completas caso realmente precisasse? O original está arquivado em outro lugar? Preciso manter uma cópia impressa se já tiver uma no meu computador?

3. Esta informação é atual o suficiente para ser útil? Hoje, as informações ficam desatualizadas muito rapidamente. Você quer que um cliente decida se deve escolher seus serviços com base em um folheto de três anos atrás? As informações em um artigo de revista de software de computador de 6 meses atrás foram, sem dúvida, substituídas, assim como uma análise de produto baixada de um serviço online. Em muitos casos, é melhor rastrear a fonte das informações para obter a versão mais recente do que manter as próprias informações.

4. Posso especificar as circunstâncias específicas em que usaria essas informações? Normalmente, "apenas no caso" não é suficiente! Arquivos rotulados como "Diversos" são de pouco valor porque nada o obriga a procurar lá. Se você não puder determinar como usaria as informações - pelo menos bem o suficiente para arquivá-las para referência futura - provavelmente não se lembrará de que as possui, muito menos será capaz de encontrá-las mais tarde.

5. Existem implicações fiscais ou legais? É aqui que "apenas no caso" funciona. Infelizmente, muitas vezes somos forçados a ressuscitar papéis que preferiríamos esquecer. Às vezes, informações desatualizadas em arquivos podem causar problemas desnecessários. Meu cliente foi processado. Quando os arquivos da empresa foram intimados, o promotor encontrou uma minuta não assinada do contrato do meu cliente e a usou para provar a intenção ilegal. Meu cliente perdeu o processo e teve que pagar $ 147.000. Se os arquivos foram devidamente limpos; Não acredito que isso aconteceria.

Se você respondeu "Não" a todas as perguntas acima, mas ainda não se sente à vontade para jogar algo fora, faça uma última pergunta: 6. O que de pior poderia acontecer se eu não tivesse essa informação?

Se você pode viver com sua resposta, abandone-a e viva feliz para sempre. Durante anos, organizei "Dias de limpeza de arquivos" com empresas. Eu costumava viver com medo de que alguém voltasse para mim mais tarde com uma história de horror sobre algo que jogamos fora e eles precisavam mais tarde. Em 20 anos isso nunca aconteceu!

Uma mulher recentemente me disse que uma das maiores frustrações em sua empresa de publicidade era que os funcionários gastavam tempo procurando materiais de projetos de clientes anteriores. Eu propus um plano. Por que não ter uma política da empresa que diga: "Mantemos os materiais do cliente por três anos".

 No final de cada ano, envie uma carta ao cliente informando: “Temos os seguintes materiais de um projeto que fizemos juntos. Nossa política é reter materiais de clientes por três anos.

 Se você não receber notícias nossas em 60 dias, os materiais serão destruídos." sem retorno para a empresa, (2) Sua apólice fará com que você pareça muito profissional ou (3) Sua carta lembrará o cliente de sua disponibilidade e obterá um novo contrato Quem disse que usar uma lata de lixo não dá dinheiro? E (4), alguém em algum lugar provavelmente já o fez - apesar de nossos melhores esforços!

 Citações: de Barbara Hemphill